Auch im Jahr 2018 haben sich die Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand verändert. Das bedeutet, dass sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aber auch die Unternehmen selbst auf neue Regelungen bei der Erstattung von Mehrausgaben für Verpflegung auf Geschäftsreisen einstellen müssen.
Das gilt allerdings ausschließlich für Reisen ins Ausland, da die Inlandspauschalen aufgrund der konstanten Inflationsrate und der damit verbundenen gleichbleibenden Lebenshaltungskosten unverändert bestehen bleiben. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Fakten rund um den Verpflegungsmehraufwand 2018 und die damit verbundenen Aspekte vor.
Das gibt es über den Verpflegungsmehraufwand 2018 zu wissen
Wenn Angestellte eines Betriebes an einem anderen Ort als ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, müssen sie meist mehr für Frühstück, Mittag und Abendessen aufwenden, als dies zu Hause der Fall wäre. Diese Mehrkosten werden über den Verpflegungsmehraufwand bis zu einer bestimmten Pauschale vom Arbeitgeber übernommen. Dieser wiederum kann diese Kosten steuerlich geltend machen.
Damit die Finanzämter hierbei nicht jeden Einzelfall prüfen müssen, hat der Gesetzgeber Pauschbeträge festgelegt, die beim Verpflegungsmehraufwand 2018 Anwendung finden. Diese orientieren sich unter anderem an der Inflationsrate und den Lebenshaltungskosten der einzelnen Länder und sind somit Schwankungen unterworfen. Deswegen ist es wichtig, sich für eine korrekte Abrechnung immer wieder mit den sich verändernden Kosten und Pauschalbeträgen auseinanderzusetzen.
Verpflegungspauschalen 2018 für Reisen im Inland
Die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen unterscheiden sich im Grunde nicht von denen früherer Jahre. Das liegt daran, dass sich auch die Inflationsrate und die Lebenshaltungskosten hierzulande kaum verändert haben. Zudem wird nach wie vor zwischen einer kleinen und einer großen Pauschale unterschieden. Die kleine Pauschale kommt zum Einsatz, wenn sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zwischen 8-24 Stunden an einem anderen Ort als ihrer ersten Tätigkeitsstätte aufhalten und dort ihrer Arbeit nachgehen.
Bei einer berufsbedingten Abwesenheit von mehr als 24 Stunden greift hingegen die große Pauschale. Zu beachten ist allerdings, dass die Verpflegungsmehraufwendungen lediglich für bis zu drei Monate am Stück gezahlt werden. Danach müssen die Angestellten mindestens vier Wochen an einem anderen Ort arbeiten, bevor die Berechnung wieder von vorne beginnen kann.
Verpflegungsmehraufwendungen 2018 für Reisen ins Ausland
Für Reisen ins Ausland haben sich 2018 die Verpflegungspauschalen teilweise geändert. Für einige Länder steht jetzt mehr, für andere Destinationen weniger Geld zur Verfügung. Solche Pauschalen kommen zum Beispiel dann zum Einsatz, wenn ein ausländischer Kunde oder Partner besucht wird oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Auslandsfiliale ihres Unternehmens eingesetzt werden.
Für die jeweiligen Länder gibt es unterschiedliche Sätze. Sollte für eine Region kein Pauschalbetrag festgelegt sein, gilt der entsprechende Betrag des Mutterlandes, zu dem der Ort, die Insel oder die Region gehört. Gibt es auch hierfür keine klar definierten Beträge, greifen die Regelsätze für Luxemburg. Zu beachten ist, dass sich die Verpflegungspauschalen 2018 teilweise sogar innerhalb eines Landes unterscheiden. So werden zum Beispiel bei Reisen in große Städte andere Mehraufwendungen übernommen als bei Reisen in ländliche Gebiete.
Besonderheiten beim Verpflegungsmehraufwand 2018
Bei Auslandsreisen berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand abhängig vom Zeitpunkt der Ankunft in dem neuen Land und der Dauer des Aufenthalts. So gelten zum Beispiel am Tag der Anreise diejenigen Pauschalbeträge des Landes, das der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin noch vor 24 Uhr erreicht. Bei der Rückreise kommen hingegen die Pauschalen des Ortes oder Landes zum Einsatz, in dem zuletzt die Tätigkeit für den Arbeitgeber ausgeübt wurde.
Die Arbeitgeber haben die Aufgabe, den Verpflegungsmehraufwand 2018 bei ihrer Steuererklärung korrekt auszuweisen. In diesem Fall sind sie dann berechtigt, den einfachen Tagessatz steuerfrei zu nutzen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, einen doppelt so hohen Verpflegungsmehraufwand wie normal mit den Arbeitnehmern zu vereinbaren. Wer sich hierfür entscheidet, muss den zweiten Betrag mit 25% versteuern.
Nützliche Tipps im Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand 2018
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit dem Verpflegungsmehraufwand 2018 zu verfahren. Einerseits können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kosten direkt vom Finanzamt erstatten lassen. Ebenso ist es möglich, dass der Arbeitgeber diese Kosten zunächst bezahlt und hierfür steuerliche Vergünstigungen erhält. Für die Belegschaft ist das zweite Vorgehen praktischer, da sie so nicht ein Jahr lang warten müssen, bis sie ihre Auslagen erstattet bekommen.
Bei all diesen Schritten ist es wichtig, dass alle für die Verpflegungsmehraufwendungen 2018 relevanten Aspekte sorgfältig dokumentiert werden. Das gilt natürlich auch fürs Jahr 2019. Hierzu gehören der Zeitraum der Geschäftsreise ebenso wie die Höhe der entstandenen Kosten. Das erleichtert die Buchführung und spart beim Jahresabschluss eine Menge Zeit und Arbeit. Es ist daher sinnvoll, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgefertigte Dokumente mit auf ihre Reise bekommen. Diese können sie direkt vor Ort ausfüllen, sodass keine Daten in Vergessenheit geraten oder Belege verloren gehen.
Fazit: Überschaubare Änderungen im Jahr 2018
Am Verpflegungsmehraufwand ist sehr angenehm, dass er sich im Jahr 2018 kaum verändert hat. Zwar sind die Verpflegungspauschalen 2018 teilweise leicht gestiegen oder gesunken, im Großen und Ganzen kann aber mit denselben Werten weitergearbeitet werden wie bisher.
Dennoch lohnt es sich, die folgende Liste mit den Verpflegungsmehraufwendungen 2018 genau zu studieren und sich die Veränderungen zum Vorjahr eventuell zu markieren. So ist sichergestellt, dass bei allen Reisen die richtigen Pauschalen gewählt und festgehalten werden. Gerade in Ländern, in denen regionale Unterschiede bei den Pauschbeträgen bestehen, ist dieses Vorgehen äußerst hilfreich.
Zur besseren Übersicht hier noch einmal die Tabelle des Jahres 2018:
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Ab 8 bis 24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Afghanistan | 30 | 20 | 95 |
| Ägypten | 41 | 28 | 125 |
| Äthiopien | 27 | 18 | 86 |
| Äquatorialguinea | 36 | 24 | 166 |
| Albanien | 29 | 20 | 113 |
| Algerien | 51 | 34 | 173 |
| Andorra | 34 | 23 | 45 |
| Angola | 77 | 52 | 265 |
| Antigua und Barbuda | 53 | 36 | 117 |
| Argentinien | 34 | 23 | 144 |
| Armenien | 23 | 16 | 63 |
| Aserbaidschan | 30 | 20 | 72 |
| Australien (Canberra) | 51 | 34 | 158 |
| Australien (Sydney) | 68 | 45 | 184 |
| Australien (Rest) | 51 | 34 | 158 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Bahrain | 45 | 30 | 180 |
| Bangladesch | 30 | 20 | 111 |
| Barbados | 58 | 39 | 179 |
| Belgien | 42 | 28 | 135 |
| Benin | 40 | 27 | 101 |
| Bolivien | 30 | 20 | 93 |
| Bosnien + Herzegowina | 18 | 12 | 73 |
| Botsuana | 40 | 27 | 102 |
| Brasilien (Brasilia) | 57 | 38 | 127 |
| Brasilien (Rio de Janeiro) | 57 | 38 | 145 |
| Brasilien (Sao Paulo) | 53 | 36 | 132 |
| Brasilien (Rest) | 51 | 34 | 84 |
| Brunei | 48 | 32 | 106 |
| Bulgarien | 22 | 15 | 90 |
| Burkina Faso | 44 | 29 | 84 |
| Burundi | 47 | 32 | 98 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Chile | 44 | 29 | 187 |
| China (Chengdu) | 35 | 24 | 105 |
| China (Hongkong) | 74 | 49 | 145 |
| China (Kanton) | 40 | 27 | 113 |
| China (Peking) | 46 | 31 | 142 |
| China (Shanghai) | 50 | 33 | 128 |
| China (Rest) | 50 | 33 | 78 |
| Costa Rica | 46 | 31 | 93 |
| Côte d’Ivoire | 51 | 34 | 146 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Dänemark | 58 | 39 | 143 |
| Dominica | 40 | 27 | 94 |
| Dominikanische Republik | 45 | 30 | 147 |
| Dschibuti | 65 | 44 | 305 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Ecuador | 44 | 29 | 97 |
| El Salvador | 44 | 29 | 119 |
| Eritrea | 46 | 31 | 81 |
| Estland | 27 | 18 | 71 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Fidschi | 34 | 23 | 69 |
| Finnland | 50 | 33 | 136 |
| Frankreich (Lyon) | 53 | 36 | 83 |
| Frankreich (Marseille) | 46 | 31 | 101 |
| Frankreich (Paris) | 58 | 39 | 152 |
| Frankreich (Departements 92-94) | 58 | 39 | 135 |
| Frankreich (Straßburg) | 51 | 34 | 96 |
| Frankreich (Rest) | 44 | 29 | 115 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Gabun | 62 | 41 | 278 |
| Gambia | 30 | 20 | 125 |
| Georgien | 35 | 24 | 88 |
| Ghana | 46 | 31 | 174 |
| Grenada | 51 | 34 | 121 |
| Griechenland (Athen) | 46 | 31 | 132 |
| Griechenland (Rest) | 36 | 24 | 89 |
| Großbritannien (London) | 62 | 41 | 224 |
| Großbritannien + Nordirland (Rest) | 45 | 30 | 115 |
| Guatemala | 28 | 19 | 96 |
| Guinea | 46 | 31 | 118 |
| Guinea-Bissau | 24 | 16 | 86 |
| Guyana | 41 | 28 | 81 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Haiti | 58 | 39 | 130 |
| Honduras | 48 | 32 | 101 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Indien (Chennai) | 34 | 23 | 87 |
| Indien (Kalkutta) | 41 | 28 | 117 |
| Indien (Mumbai) | 32 | 21 | 125 |
| Indien (Neu Delhi) | 50 | 33 | 144 |
| Indien (Rest) | 36 | 24 | 145 |
| Indonesien | 38 | 25 | 130 |
| Iran | 33 | 22 | 196 |
| Irland | 44 | 29 | 92 |
| Island | 47 | 32 | 108 |
| Israel | 56 | 37 | 191 |
| Italien (Mailand) | 39 | 26 | 156 |
| Italien (Rom) | 52 | 35 | 160 |
| Italien (Rest) | 34 | 23 | 126 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Jamaika | 54 | 36 | 135 |
| Japan (Tokio) | 66 | 44 | 233 |
| Japan (Rest) | 51 | 34 | 156 |
| Jemen | 24 | 16 | 95 |
| Jordanien | 46 | 31 | 126 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Kambodscha | 39 | 26 | 94 |
| Kamerun | 50 | 33 | 180 |
| Kanada (Ottawa) | 47 | 32 | 142 |
| Kanada (Toronto) | 51 | 34 | 161 |
| Kanada (Vancouver) | 50 | 33 | 140 |
| Kanada (Rest) | 47 | 32 | 134 |
| Kap Verde | 30 | 20 | 105 |
| Kasachstan | 39 | 26 | 109 |
| Katar | 56 | 37 | 170 |
| Kenia | 42 | 28 | 223 |
| Kirgisistan | 29 | 20 | 91 |
| Kolumbien | 41 | 28 | 126 |
| Kongo (Republik) | 50 | 33 | 200 |
| Kongo (Demokratische Republik) | 68 | 45 | 171 |
| Korea (Demokratische Volksrepublik) | 39 | 26 | 132 |
| Korea (Republik) | 58 | 39 | 112 |
| Kosovo | 23 | 16 | 57 |
| Kroatien | 28 | 19 | 75 |
| Kuba | 46 | 31 | 228 |
| Kuwait | 42 | 28 | 185 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Laos | 33 | 22 | 96 |
| Lesotho | 24 | 16 | 103 |
| Lettland | 30 | 20 | 80 |
| Libanon | 44 | 29 | 120 |
| Libyen | 45 | 30 | 100 |
| Liechtenstein | 53 | 36 | 180 |
| Litauen | 24 | 16 | 68 |
| Luxemburg | 47 | 32 | 130 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Madagaskar | 34 | 23 | 87 |
| Malawi | 47 | 32 | 123 |
| Malaysia | 34 | 23 | 88 |
| Malediven | 52 | 35 | 170 |
| Mali | 41 | 28 | 122 |
| Malta | 45 | 30 | 112 |
| Marokko | 42 | 28 | 129 |
| Marshall Inseln | 63 | 42 | 70 |
| Mauretanien | 39 | 26 | 105 |
| Mauritius | 54 | 36 | 220 |
| Mazedonien | 29 | 20 | 95 |
| Mexiko | 41 | 28 | 141 |
| Mikronesien | 56 | 37 | 74 |
| Moldau (Republik) | 24 | 16 | 88 |
| Monaco | 42 | 28 | 180 |
| Mongolei | 27 | 18 | 92 |
| Montenegro | 29 | 20 | 94 |
| Mosambik | 42 | 28 | 147 |
| Myanmar | 35 | 24 | 155 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Namibia | 23 | 16 | 77 |
| Nepal | 28 | 19 | 86 |
| Neuseeland | 56 | 37 | 153 |
| Nicaragua | 36 | 24 | 81 |
| Niederlande | 46 | 31 | 119 |
| Niger | 41 | 28 | 89 |
| Nigeria | 63 | 42 | 255 |
| Norwegen | 80 | 53 | 182 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Österreich | 36 | 24 | 104 |
| Oman | 60 | 40 | 200 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Pakistan (Islamabad) | 30 | 20 | 165 |
| Pakistan (Rest) | 27 | 18 | 68 |
| Palau | 51 | 34 | 166 |
| Panama | 39 | 26 | 111 |
| Papua-Neuguinea | 60 | 40 | 234 |
| Paraguay | 38 | 25 | 108 |
| Peru | 30 | 20 | 93 |
| Philippinen | 30 | 20 | 107 |
| Polen (Breslau) | 33 | 22 | 92 |
| Polen (Danzig) | 29 | 20 | 77 |
| Polen (Krakau) | 28 | 19 | 88 |
| Polen (Warschau) | 30 | 20 | 105 |
| Polen (Rest) | 27 | 18 | 50 |
| Portugal | 36 | 24 | 102 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Ruanda | 46 | 31 | 141 |
| Rumänien (Bukarest) | 32 | 21 | 100 |
| Rumänien (Rest) | 26 | 17 | 62 |
| Russische Föderation (Jekatarinburg) | 28 | 19 | 84 |
| Russische Föderation (Moskau) | 30 | 20 | 110 |
| Russische Föderation (St. Petersburg) | 26 | 17 | 114 |
| Russische Föderation (Rest) | 24 | 16 | 58 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Sambia | 36 | 24 | 130 |
| Samoa | 29 | 20 | 85 |
| São Tomé (Príncipe) | 47 | 32 | 80 |
| San Marino | 34 | 23 | 75 |
| Saudi-Arabien (Djidda) | 38 | 25 | 234 |
| Saudi-Arabien (Riad) | 48 | 32 | 179 |
| Saudi-Arabien (Rest) | 48 | 32 | 80 |
| Schweden | 50 | 33 | 168 |
| Schweiz (Genf) | 64 | 43 | 195 |
| Schweiz (Rest) | 62 | 41 | 169 |
| Senegal | 45 | 30 | 128 |
| Serbien | 20 | 13 | 74 |
| Sierra Leone | 39 | 26 | 82 |
| Simbabwe | 45 | 30 | 103 |
| Singapur | 53 | 36 | 188 |
| Slowakische Republik | 24 | 16 | 85 |
| Slowenien | 33 | 22 | 95 |
| Spanien (Barcelona) | 32 | 21 | 118 |
| Spanien (Kanarische Inseln) | 32 | 21 | 98 |
| Spanien (Madrid) | 41 | 28 | 113 |
| Spanien (Palma de Mallorca) | 32 | 21 | 110 |
| Spanien (Rest) | 29 | 20 | 88 |
| Sri Lanka | 42 | 28 | 100 |
| St. Kitts + Nevis | 45 | 30 | 99 |
| St. Lucia | 54 | 36 | 129 |
| St. Vincent + Grenadinen | 52 | 35 | 121 |
| Sudan | 35 | 24 | 115 |
| Südafrika (Kapstadt) | 27 | 18 | 112 |
| Südafrika (Johannisburg) | 29 | 20 | 124 |
| Südafrika (Rest) | 22 | 15 | 94 |
| Südsudan | 34 | 23 | 150 |
| Suriname | 41 | 28 | 108 |
| Syrien | 38 | 25 | 140 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Tadschikistan | 26 | 17 | 67 |
| Taiwan | 51 | 34 | 126 |
| Tansania | 47 | 32 | 201 |
| Thailand | 32 | 21 | 118 |
| Togo | 35 | 24 | 108 |
| Tonga | 39 | 26 | 94 |
| Trinidad + Tobago | 54 | 36 | 164 |
| Tschad | 64 | 43 | 163 |
| Tschechische Republik | 35 | 24 | 94 |
| Türkei (Istanbul) | 35 | 24 | 104 |
| Türkei (Izmir) | 42 | 28 | 80 |
| Türkei (Rest) | 40 | 27 | 78 |
| Tunesien | 40 | 27 | 115 |
| Turkmenistan | 33 | 22 | 108 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Uganda | 35 | 24 | 129 |
| Ukraine | 32 | 21 | 98 |
| Ungarn | 22 | 15 | 63 |
| Uruguay | 44 | 29 | 109 |
| USA (Atlanta) | 62 | 41 | 175 |
| USA (Boston) | 58 | 39 | 265 |
| USA (Chicago) | 54 | 36 | 209 |
| USA (Houston) | 63 | 42 | 138 |
| USA (Los Angeles) | 56 | 37 | 274 |
| USA (Miami) | 64 | 43 | 151 |
| USA (New York City) | 58 | 39 | 282 |
| USA (San Francisco) | 51 | 34 | 314 |
| USA (Washington D.C.) | 62 | 41 | 276 |
| USA (Rest) | 51 | 34 | 138 |
| Usbekistan | 34 | 23 | 123 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Vatikanstaat | 52 | 35 | 160 |
| Venezuela | 47 | 32 | 120 |
| Vereinigte Arabische Emirate | 45 | 30 | 155 |
| Vietnam | 38 | 25 | 86 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Weißrussland | 20 | 13 | 98 |
| Land | Mind. 24 Stunden, Betrag in Euro | Abwesenheit 8-24 Stunden, Betrag in Euro | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Zentralafrikanische Republik | 46 | 31 | 74 |
| Zypern | 45 | 30 | 116 |