Dreimonatspflicht

Verpflegungsmehraufwand: Was ist die Dreimonatspflicht und wann greift sie?

Verpflegungsmehraufwand: Was ist die Dreimonatspflicht und wann greift sie?

Im Fall von Abrechnungen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten greift häufig die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen. Für eine gewissenhafte Berechnung der Reisekosten innerhalb der Dreimonatsfrist ist auf einige Details zu achten. Welche die wichtigsten Faktoren hierbei sind, welche Fragen sich zu Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ergeben und hilfreiche Tipps werden im folgenden Beitrag näher erläutert.

Abrechnungs-Grundlagen

Wann darf der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden?

Verpflegungsmehraufwendungen können als Reisekosten geltend gemacht werden, sobald diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Laut § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit dann vor, wenn ein Mitarbeiter außerhalb der eigenen Wohnung und nicht an der eigenen Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist.

Dadurch fallen häufig höhere Kosten an, die der Mitarbeiter selbst nicht tragen muss, da Besuche in Restaurants, Hotels und anderweitige Ausgaben unvermeidbar sind. So entstehen Mehrkosten, welche sich etwa im Rahmen der Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen lassen. Dazu zählen die Unterkunft, Verpflegung und natürlich die Reise selbst. Die Freizeitgestaltung obliegt hierbei der eigenen Verantwortung und ist rechtlich nicht abgesichert. So kann man bei Geschäftsreisen zwar Museen oder Ähnliches vor Ort erkunden, allerdings auf eigene Kosten, da es letztlich dem eigenen “Vergnügen” dient, wie auch eine Investition in Aktien oder in Kryptowährungen, welche man auf Seiten wie https://coincierge.de/kryptowaehrungen-kaufen/cardano-kaufen/ findet.

Beruflich Auswärtstätigkeiten

Im Inland

Falls die Kriterien einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erfüllt sind, können im Inland, innerhalb einer Dreimonatsfrist, die anfallenden Kosten als Verpflegungsmehraufwand pauschal abgerechnet werden. Dafür fallen Erstattungen von 14 Euro für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung und mit einer Abwesenheit von Wohnung und der eigenen Tätigkeitsstätte von mehr als acht Stunden an. 28 Euro für mehrtägige Auswärtstätigkeiten inklusive Übernachtung für jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden oder 14 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit, ohne Mindestabwesenheitszeit.

Diese Sätze sind bei der Einkommensteuererklärung geltend zu machen, genauer gesagt können diese vom Arbeitgeber steuerfrei und beitragsfrei erstattet werden. Das gilt nach § 3 Nr. 16 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG.

Berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland

Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten jedoch andere Pauschalsätze. Die anzuwendenden Spesensätze werden jeweils gegen Ende des Vorjahrs in BMF-Schreiben veröffentlicht und sind je nach Reiseziel aufgeführt.

Berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland

Was bedeutet die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand?

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Arbeitsstätte gilt für entsprechende Reisekosten die Dreimonatsfrist. Das impliziert, der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten oder die steuerfreie Zahlung durch den Arbeitgeber für den Verpflegungsmehraufwand müssen innerhalb von drei Monaten erfolgen. Das ist rechtlich nachzuvollziehen unter § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Nach den ersten drei Monaten ist der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr zugelassen.

Keine Anwendung findet die Dreimonatsregelung bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen bzw. nicht ortsfesten Einrichtungen wie auf Fahrzeugen, Flugzeugen oder Schiffen.

Wann beginnt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist startet, sobald der Mitarbeiter innerhalb einer Woche an mindestens drei Tagen an einer anderen Arbeitsstätte tätig wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Arbeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, falls die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung, etwa Krankheit oder Urlaub, ist dabei belanglos. Durch eine Aussetzung von Minimum vier Wochen beginnt die Dreimonatsfrist bei einem erneuten Einsatz an derselben Arbeitsstätte damit von Neuem.

In Bezug auf die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand und diverse Zeiträume der Unterbrechung erfolgt ausnahmslos im Nachhinein und anhand der tatsächlichen Umstände. Nachweise dazu lassen sich unter anderem durch das Führen eines Arbeits- und Reisekalenders vorlegen.

Häufig entscheidet sich an Details, wie die einwandfreie Abrechnung innerhalb der Dreimonatsfrist im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwand aussehen muss.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.