Muss der Chef den Verpflegungsmehraufwand zahlen?

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Alle Arbeitgeber, die auf einer Dienstreise für mindestens 8 Stunden vom Arbeitsort abwesend sind, dürfen die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen. Diese war früher auch unter dem Stichwort „Spesen“ bekannt. Es handelt sich um eine festgelegte Zahl, die der Arbeitgeber entweder zurückerstattet oder die der Arbeitnehmer von der Steuer absetzen darf. Hier gibt es Informationen dazu, ob der Chef Verpflegungsmehraufwand zahlen muss.

Der Chef muss nicht zahlen, tut es aber meistens

Rechtlich gesehen ist es so, dass der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht zurückzahlen muss. Nur bei Beamten, Richtern und Soldaten ist es möglich, diesen notfalls einzuklagen, denn laut Bundesreisekostengesetz richtet sich der Verpflegungsmehraufwand vor allem an diese Gruppen. Für alle anderen Arbeitnehmer handelt es sich um einen Orientierungswert, der in der Praxis häufig zum Einsatz kommt.

Alles Wissenswerte zum verpflegungsmehraufwand-2019In den meisten Fällen hält der Arbeitgeber sich unabhängig vom Beruf an die vorgegebenen Grenzen und zahlt dem Arbeitnehmer nach erfolgter Reise und Reisekostenabrechnung die Ausgaben für die Verpflegung zurück. Bis zu den festgelegten Höhen (derzeit 28 Euro für eine ganztägige Abwesenheit) ist diese Zahlung steuerfrei, darüber muss sie voll versteuert werden. Da es jedoch im Interesse des Arbeitgebers ist, dass seine Arbeitnehmer auch in Zukunft wieder auf Dienstreise gehen, erstattet er häufig alle Kosten.

Tipp: Es ist wichtig, alle Belege aufzubewahren oder bei Bedarf einen Eigenbeleg zur Verpflegung zu erstellen. Außerdem empfehlen wir, schon vor Abreise mit dem Chef über den Verpflegungsmehraufwand zu sprechen.

Alternativ den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung angeben

Wenn der Arbeitgeber hingegen die Verpflegungspauschale nicht erstatten möchte, kann der Arbeitnehmer nicht viel tun. Er hat nämlich keinen rechtlichen Anspruch auf die Zahlung – es sei denn, es besteht ein schriftlicher Vertrag. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Ausgaben dennoch zu dokumentieren und bis zur gesetzlichen Höhe von der Steuer abzusetzen. Hier ist die Anlage „N“ für Nebenkosten bei Elster relevant.

Somit kann der Arbeitnehmer sein zu versteuerndes Einkommen senken, was gerade bei längeren Dienstreisen zu Vorteilen bei der Einkommenssteuer führt. Dennoch ist es sinnvoller, beim Chef Verpflegungsmehraufwand zu beantragen. Denn anstatt nur das zu versteuernde Einkommen zu senken, bekommt man die Ausgaben so 1:1 zurück, was vielen Arbeitnehmern lieber ist.
Die aktuellen Zahlen zum Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen im In- und Ausland haben wir in diesem Artikel aufgelistet.

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