Wann und wie Verpflegungsmehraufwand kürzen?

Wie den Verpfegungsmehraufwand kürzen

Wer auf einer Geschäftsreise im In- oder Ausland unterwegs ist, hat Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand. Diesen zahlt der Arbeitgeber entweder nach erfolgter Reisekostenabrechnung in bar aus oder der Arbeitnehmer darf den Betrag als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Doch es gibt einige Fälle, in denen man den Verpflegungsmehraufwand kürzen muss. Um diese geht es in diesem Artikel.

Wann müssen Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand kürzen?

Alles Wissenswerte zum verpflegungsmehraufwand-2019Wer während seiner Reise vom Arbeitgeber vor Ort, also etwa von der dortigen Filiale oder Niederlassung, eine Mahlzeit erhält, muss diese vom Verpflegungsmehraufwand abziehen. Denn in diesem Fall hat der Arbeitnehmer keine Ausgaben. Es handelt sich um die sogenannte Arbeitgeberverpflegung, die sich sowohl auf das Frühstück als auch auf das Mittagessen und Abendessen beziehen kann. Auch, wenn der Arbeitgeber die Weisung gibt, an einem Geschäftsessen, das von Dritten bezahlt wird, teilzunehmen, muss der reisende Arbeitnehmer seinen Verpflegungsmehraufwand kürzen.

Ein weiterer Fall besteht darin, dass das Frühstück während der Dienstreise bereits im Hotelpreis beinhaltet ist. Auch dann müssen Arbeitnehmer dies in der Abrechnung angeben und 20% der Pauschale pro Reisetag kürzen. In der Tabelle am Ende des Artikels gibt es Informationen zu den aktuellen Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen.
Das Kürzen funktioniert wie folgt:

  • Frühstück: 20% des Tagessatzes kürzen (5,60 Euro beim vollen Tagessatz von 28 Euro)
  • Mittagessen: 40% des Tagessatzes kürzen (11,20 Euro beim vollen Tagessatz von 28 Euro)
  • Abendessen: 40% des Tagessatzes kürzen (11,20 Euro beim vollen Tagessatz von 28 Euro)

Hinweis: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand wurden zum 01.01.2020 angepasst. Entsprechend haben sich die Tagessätze beim Kürzen der Pauschalen verändert. Für Dienstreisen bis zum 31.12.2019 empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.

Beispielrechnung für einen gekürzten Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand Steuern sparenUm die Kürzungen am Verpflegungsmehraufwand deutlich zu machen, folgt hier ein praktisches Beispiel:
Frau Mustermann begibt sich von Montag bis Donnerstag im Februar 2020 auf eine Dienstreise. Das Frühstück ist in den drei Übernachtungen bereits enthalten und ist auch auf der Hotelrechnung eindeutig ausgewiesen. Am Dienstag erhält Frau Mustermann ihr Mittagessen während eines Seminars vom Arbeitgeber. Am Mittwoch ist der Chef der Filiale, die Frau Mustermann besucht, anwesend und lädt sie gemeinsam mit anderen Mitarbeitern zu einem Abendessen ein.

Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

  • Montag: Anreisetag, 14 Euro Verpflegungspauschale
  • Dienstag: ganztägige Abwesenheit, 28 Euro – 5,60 Euro Frühstück – 11,20 Euro Mittagessen = 11,20 €
  • Mittwoch: ganztägige Abwesenheit, 28 Euro – 5,60 Euro Frühstück – 11,20 Euro Abendessen = 11,20 €
  • Donnerstag: Abreisetag, 14 Euro Verpflegungspauschale – 5,60 Euro Frühstück = 8,40 €

Frau Mustermann muss also 16,80 Euro für die drei Frühstücke im Hotel sowie 22,40 Euro für die Arbeitgeberverpflegung bei Mittag- und Abendessen an zwei separaten Tagen von ihrem Verpflegungsmehraufwand kürzen. Ihr bleiben 44,80 Euro Verpflegungspauschale für die Dienstreise.

Tipp: Hier finden Sie alle Verpflegungsmehraufwändungen für Geschäftsreisen ins Ausland in einer umfassenden Tabelle.

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