Wer häufig auf Dienstreisen geht, kennt ihn schon: den Verpflegungsmehraufwand. Hierbei handelt es sich um eine Zahlung vom Arbeitgeber für die Verpflegung im Ausland. Allerdings muss der Arbeitgeber den Betrag nicht bezahlen. Sollte er das nicht tun, kann der Arbeitnehmer die Ausgaben als Werbungkosten steuerlich absetzen.
Dienstreise von der Steuer absetzen: Die Verpflegungspauschale Steuer
Grundsätzlich dürfen alle Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen unterwegs sind, ihre Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dazu gehören auch Fahrtkosten mit privaten Kraftfahrzeugen, die sich nach einem Pauschbetrag oder nach gefahrenem Kilometer abrechnen lassen. Wie genau das geht, erklären wir Ihnen in unserem Artikel zur Kilometerpauschale 2024 auf unserem neuen Projekt kilometerpauschale.de
Die Verpflegungsmehraufwand-Steuer hat ebenfalls Pauschalen, deren Höhe von der Länge des Aufenthalts im Ausland abhängig sind.
Für Deutschland gelten andere Zahlen. In diesem Artikel geht es um die verschiedenen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand [year]. Bis zur Höhe der Pauschale kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, was für beide Parteien steuerfrei ist. Alternativ macht der Arbeitnehmer die Ausgaben als Werbungskosten steuerlich geltend, dies geht über die Werbungskosten der Anlage N der Steuererklärung für das Jahr [year].
Außerdem dürfen Arbeitnehmer ihre Übernachtungskosten von Dienstreisen steuerlich geltend machen. Dafür gibt es allerdings keine Pauschbeträge, weshalb man streng darauf achten muss, alle Belege zu sammeln. Dies gilt nur, wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet. Sollte dies der Fall sein, ist die Erstattung steuerfrei, darf aber nicht zusätzlich von der Steuer abgesetzt werden.
Tipps zur Verpflegungsmehraufwand Steuer [year]
Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie etwa Telefongespräche, Aufbewahrung und Beförderung von Gepäck oder Parkgebühren können Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen. Dabei gilt, dass diese Ausgaben bis zum Pauschbetrag steuerfrei sind und als Werbungskosten angegeben werden dürfen.
Um mit dem Verpflegungsmehraufwand Steuern zu sparen, ist es möglich, zum Beispiel Kosten für eine Reise zu einem Bewerbungsgespräch abzusetzen. Diese gelten als persönliche Werbungskosten und bringen direkt Vorteile bei der Steuer. Wer mehr als eine Arbeitsstätte hat, kann die Reisekosten zu den anderen Stätten ebenfalls versteuern und gegebenenfalls sogar eine Verpflegungspauschale bei der Steuer berücksichtigen. Denn der Bundesfinanzhof hat 2011 geurteilt, dass man nur einen Arbeitsplatz haben darf. Alle anderen Fahrten (außer die Fahrten nachhause) sind dementsprechend wie eine Dienstreise zu behandeln.
Wer bei seinen Reisen Privates und Geschäftliches vermischt, kann den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuer sowie die Pauschale für Übernachtungen und Fahrkosten zum Teil geltend machen. Dabei ist es wichtig, genau nachzuweisen, zu welchen Daten die geschäftlichen Anlässe stattgefunden haben.
Übrigens: Bei der elektronischen Steuererklärung mit Elster ist die Anlage N relevant für Aufwendungen zur Verpflegung und weiteren Reisekosten sowie Werbungskosten.
Ausnahme Verpflegungsmehraufwand Steuer: Den Aufwand kürzen
Eine wichtige Ausnahme besteht darin, wenn der Arbeitnehmer während der auswärtigen Tätigkeit Verpflegung erhält. Die sogenannte Arbeitgeberbewirtung hat bis zum Jahr 2013 einen geldwerten Vorteil zum Einsatz gebracht. Seit 2014 kommt jedoch eine Kürzung der Verpflegungspauschalbeträge zum Einsatz. Anstatt den Vorteil also besteuern zu müssen, können Arbeitgeber weniger Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen. Die Tagespauschale für ein Frühstück vermindert sich bei Arbeitgeberbewirtung um 20%, die Tagespauschale für Mittag- und Abendessen hingegen um 40%.
Weitere Informationen zum Kürzen des Verpflegungsmehraufwands gibt es in diesem Artikel.
Kombination aus privaten und geschäftlichen Anlässen während der Reise
Um die Bedingungen für die Verpflegungsmehraufwand Steuer zu erfüllen, müssen Arbeitnehmer nachweisen können, dass es sich bei der Dienstreise beinahe ausschließlich um eine berufliche Tätigkeit gehandelt hat. Hier ist es wichtig, alle Schritte der Reise genau zu dokumentieren. Zwar ist es erlaubt, während eines Zwischenstopps mit einem Bekannten essen zu gehen, aber dann sollte man um zwei separate Belege bitten, um privat und geschäftlich nicht zu vermischen. Diese Unterlagen sind ebenfalls hilfreich, um die berufliche Natur der Geschäftsreise nachweisen zu können:
- Bestätigung des Arbeitgebers über Anlass der Geschäftsreise
- Fahrtenbuch
- Tankquittungen
- Hotelrechnungen
- Belege über Verpflegung
- Schriftverkehr mit Kunden oder Arbeitgeber
Die Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seines gewöhnlichen Arbeitsplatzes tätig wird. Dies gilt für Angestellte. Selbständig Tätige können je nach ihrer Arbeit ebenfalls die Kosten für die Dienstreise steuerlich absetzen. Sie erhalten allerdings keine Verpflegungspauschale von ihren Kunden, was die Kombination aus beruflichem und privatem Vergnügen einfacher macht.
