Verpflegungsmehraufwand berechnen / Beispiele

Verpflegungsmehraufwand berechnen

Wer auf einer Dienstreise in Deutschland oder im Ausland unterwegs ist, profitiert von der Verpflegungspauschale. Diese muss der Arbeitgeber zwar nicht zurückzahlen, tut es aber in den meisten Fällen aber trotzdem. Alternativ dürfen Arbeitnehmer den Betrag bis zur maximalen Grenze als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben und damit Steuern sparen. Hier geht es darum, wie man den Verpflegungsmehraufwand berechnen kann.

Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand [year]

Zunächst einmal gilt es, die Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand [year] zu erfüllen. Dafür müssen Arbeitnehmer laut §4 des Einkommenssteuergesetzes die folgenden Abwesenheitszeiten erfüllen:

  • 14€ für Reisen von 8 bis 24 Stunden (innerhalb Deutschlands)
  • 28 € für Reisen ab 24 Stunden (innerhalb Deutschlands)

Hinweis: Die Pauschalen wurden ab dem Jahr 2020 durch den Gesetzgeber angehoben. Hier erfahren Sie, welche Pauschalen bis zum 31.12.2019 galten.

Alles Wissenswerte zum verpflegungsmehraufwand-2019Unabhängig davon, wie viel die Verpflegung tatsächlich kostet, sind dies die Beträge, die der Arbeitnehmer entweder zurückfordern kann, oder als Werbungskosten von der Steuer absetzen darf. Hier gibt es weitere Informationen zum Verpflegungsmehraufwand berechnen für Auslandsaufenthalte.
Eine Ausnahme besteht in An- und Abreisetagen. Diese werden pauschal mit einem Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro berechnet (innerhalb Deutschlands). Wer am Zielort der Dienstreise vom Arbeitgeber zu einer Mahlzeit eingeladen wird, muss den Tagessatz entsprechend kürzen. Das Frühstück macht dabei 20% aus und Mittag- sowie Abendessen jeweils 40%.

Rechenbeispiel, Verpflegungspauschale berechnen

Frau Mustermann wohnt in Hamburg. Für ein Seminar, das sie im Auftrag ihres Arbeitgebers (im Februar [year] ) für andere Mitarbeiter der gleichen Firma am Standort München geben soll, reist sie am Montagmorgen nach München. Sie kommt am späten Nachmittag in München an und geht abends mit Kollegen essen, bezahlt aber selbst. Am Dienstag und Mittwoch gibt Frau Mustermann das Seminar und verpflegt sich selbst. Am Donnerstag hat sie ein weiteres Arbeitstreffen und fährt daher erst am Freitagmorgen zurück nach Hamburg. Nachmittags ist sie wieder in der Firma.

Abgesehen von Reise- und Übernachtungskosten sowie anderen Spesen kann Frau Mustermann in ihrer Reisekostenabrechnung die folgende Verpflegungspauschale berechnen:

  • 14 Euro für den Montag (Anreisetag)
  • 28 Euro für den Dienstag
  • 28 Euro für den Mittwoch
  • 28 Euro für den Donnerstag
  • 14 Euro für den Freitag (Abreisetag)

Es handelt sich also um eine Summe von 112 Euro, die Frau Mustermann entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommt oder bei der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten absetzen darf. Es ist auch möglich, dass der Arbeitgeber ihr die vollen Ausgaben, die vermutlich über 112 Euro liegen, erstattet. Dies ist dann aber nicht mehr steuerfrei. Weitere Informationen dazu, ob und wann der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten muss, gibt es in diesem Artikel.

Wichtig. Dieses Beispiel zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands bezieht sich auf Geschäftsreisen die ab dem 01.01.[year] stattfinden! Zum 01.01.2020 hat der Gesetzgeber die Pauschalen in Deutschland angehoben. Wer jetzt noch Dienstreisen bis zum 31.12.2019 abrechnet, der findet Informationen zu den bis dahin geltenden Pauschalen hier.

Beispiel zu Kürzungen der Verpflegungspauschale [year]

Es gibt aber noch einen Sonderfall bei Dienstreisen, nämlich die sogenannten Kürzungen der Pauschale. Nehmen wir wieder den Fall von Frau Mustermann: Am Dienstag und am Mittwoch gibt sie das Seminar, wobei die Firma jeweils das Frühstück und Mittagessen bezahlt. Es handelt sich um die sogenannte Arbeitgeberverpflegung. Am Donnerstag übernimmt die Firma das Abendessen. Dann sieht ihre Rechnung wie folgt aus:

  • Montag: 14 Euro (Anreisetag)
  • Dienstag: 28 Euro – 5,60 Euro (Kürzung des Frühstücks) – 11,20 Euro (Kürzung des Mittagessens) = 11,20 Euro
  • Mittwoch: 28 Euro – 5,60 Euro (Kürzung des Frühstücks) – 11,20 Euro (Kürzung des Mittagessens) = 11,20 Euro
  • Donnerstag: 28 Euro – 11,20 Euro (Kürzung des Abendessens) = 16,80 Euro
  • Freitag: 12 Euro (Abreisetag)

Verpflegungsmehraufwand Steuern sparenIn dieser Situation würde Frau Mustermann also nur 65,20 Euro Verpflegungsmehraufwand berechnen. Dies bringt ihr allerdings keinen Nachteil, da die Firma ja die gekürzten Mahlzeiten stellt. Wichtig ist, alle Belege aufzubewahren und die Reisezeiten gut zu dokumentieren. Außerdem empfehlen wir, nach Möglichkeit schon vor der Abreise eine Regelung mit dem Arbeitgeber und der Buchhaltung zu treffen, um zu wissen, ob eine Rückzahlung zu erwarten ist oder nicht.

19 Antworten auf „Verpflegungsmehraufwand berechnen / Beispiele“

  1. Hallo, ich habe 6€ am Tag für Verpflegungsmehraufwendung erhalten.
    Dies an 81 Tagen in 2019 bei mehr als 8 Stunden am Tag
    In der Einkommenssteuer habe ich dies angegeben.
    Bekomme ich den Ausgleich auf 12€ am Tag komplett von der Einkomenssteuer erstattet.
    Sprich 6€ x 81Tage

    Erstattet kekommen habe ich nur 149€

    1. Hallo Tom. Ein paar Hinweise dazu:

      1. Die Pauschalen gelten immer nur für 3 Monate am Stück. Danach muss es eine Pause gebeben.
      2. In den Werbekosten der Steuererklärung müssen immer erst die Pauschale von 1000 € überschritten werden. Erst wenn ich darüber komme, machen sich Kosten am Ende in der Erstattung bemerkbar.
      3. Die Abrechnung von Reisekosten in der Steuererklärung ist immer weniger wirksam als die direkte Erstattung durch den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann 100% direkt steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung senken die Kosten das zu versteuernde Einkommen und dann wirkt der persönliche Steuersatz einfach auf einen anderen Betrag. Hier kommt man also nie auf eine Erstattung von 100% sondern ist immer sehr, sehr deutlich drunter. Am besten ists immer, wenn der Arbeitgeber das ermöglicht – wenn er es nicht tut, kann man das z.B. mal in Gehaltsgesprächen unterbringen.

      VG,
      Jan

  2. Hallo Jan,

    ich habe eine Frage zu den Verplfegungspauschalen bei einer Auslandstätigkeit.

    Hier ein Beispiel:

    Ich fahre Morgens zu meinem 1. Kunden nach Deutschland, besuche dann am selben Tag noch 2 weitere Deutsche Kunden. Abends nach dem letzten Kundentermin fahre ich weiter nach Zürich (CH) um dort zu übernachten. Morgen besuche ich 3 CH-Kunden und Abends trete ich die Rückreise nach Deutschland an (Ankunft ca. 18 Uhr).

    Wie werden hier meine Verpflegungspauschalen berechnet?

    Ich freue mich auf Deine Antwort. 🙂

    LG Max

  3. Hallo,

    welcher Betrag an Spesen (Verpflegungsmehraufwand) steht mir zu, wenn ich vom Donnerstag 7:00 bis Freitag 18:00 in einer anderen Stadt arbeite. 28 € bei einer 24-stundigen Abwesenheit plus jeweils 14 € für am An- und Abreisetag? Also 56 €? Oder verstehe ich das falsch?

    Vielen Dank für Ihre Antwort!

    1. Hallo Norman, nein. Das stimmt so nicht! Donnerstag war der Anreisetag, Freitag der Abreisetag. Die 24-Stunden-Pauschale würde nur greifen, wenn du wirklich von 0:00 bis 23:59 Uhr abwesend gewesen wärest. Demnach kannst du für jeden Tag 14 € ansetzen => 28 € in Summe.

  4. Hallo,

    welche Berechnung der Verpflegungspauschale ergibt sich, wenn ich in Deutschland, 10 Tage auf Dienstreise bin, jedoch einen davon vor Ort frei mache?
    Beispiel:
    Mo anreise (€ 14,-)
    Di- Fr Arbeit vor Ort (je € 28,-)
    Sa frei vor Ort (€ ?)
    So- Di Arbeit vor Ort (je € 28,-)
    Mi Rückreise (€ 14,-)
    ggfs. abzüglich der Frühstückspauschalen…

    vielen Dank im Voraus
    Enzo

  5. Hallo,

    in 2020 bin ich täglich (das ganze Jahr über 230x) zur arbeit gefahren und arbeite täglich von 8 Uhr bis 17 Uhr = 9 Stunden.
    Dabei handelt es sich um keine Fahr- oder Einsatzwechseltätigkeit und auch keine Dienstreise.
    Meine Tätigkeitsstätte (Erste und einzige) ist 10 km entfernt.
    Mit Hin- und Rückfahrt wären das 9,5 Stunden Abwesenheit täglich.

    Kann ich Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen und falls für wieviele tage?

    mfg

    1. Nein. Der Verpflegungsmehraufwand kann nur genutzt werden, wenn es sich nicht um die erste Tätigkeitsstätte handelt. So könnte ja jeder ’normale Arbeitnehmer‘ den Verpflegungsmehraufwand nutzen.

  6. Bonjour, je suis salariée en Allemagne et vais en mission en France pendant 4 jours. Tous mes repas du midi sont pris en charge et frais d’hôtel + petit dejeuner aussi. Quels forfaits dois je appliquer ?
    29€ Jour d’arrivée +44€ par jour de présence (déduction à faire pour petit dej et repas midi ?) + 29€ jours de départ.
    Merci pour votre réponse

  7. Hallo zusammen!

    Kann mir jemand erklären wie genau ich vom Arbeitgeber erstattet der Beträge in die Rechnung eintragen muss? Was muss ich zum Beispiel bei einem Tag angeben an dem ich mehr als 8 Stunden unterwegs war (14 €) wenn mein Arbeitgeber mir für diesen Tag bereits sechs Euro steuerfrei erstattet hat?

    LG

  8. Hallo
    Ich bin ein LKW Fahrer.
    Der Arbeitgeber zahlt mir 14 € pro Tag wenn ich eine Schichtzeit von 8 Stunden nachweisen kann.
    Muss ich die Rechnungen für die Verpflegung aufsammeln?
    Werden die Verpflegungsmehraufwände vom Job Center als Einkommen verrechnet ?

    Ich hätte Anspruch auf Aufstockung.

  9. Hallo,
    ich bin 2.5 Monate zum Anlernen in das Headquarter meiner Firma geschickt worden. Die Firma stellt mir hierbei ein Apartment. Ist die Firma verpflichtet mir die Verpflegungspauschale auch am Wochenende zu erstatten?
    Vielen Dank schon im Voraus für die Hilfe!

    LG

  10. Hallo, eine Frage: Wie schaut es denn bei dem Anreisetag aus.
    Beispiel: ICh fahre morgens weg, bin also mehr als 8 Stunden unterwegs. Der Arbeitgeber zahlt mir das Abendessen. Ich kürze also meine Tagesspesen um 40%. Jetzt zur Frage. Kürze ich die um 40% von 14€ oder muss ich 40% vom Komplett-Tagessatz, also 28€ kürzen?
    Bitte um Antwort. Danke.

    1. Gekürzt wird immer vom vollen Tagessatz, auch bei An- und Abreisetagen. Im schlimmsten Fall drücken die Kürzungen den Spesensatz für einen Tag auf „0“. Einen negativ-Betrag gibt es natürlich nicht.

  11. Hallo Zusammen,
    Es geht um die Auslandskürzung der Verpflegungspauschale.
    die Kürzung erfolgt immer von Ganztagespauschale (große Pauschale) oder von der kleine Pauschale ?
    Ein Beispiel für Österreich:
    Kürzung für Frühstücke – um 20% (40€ x 20% = 8€) – 8€
    Kürzung für ein Mittag- und Abendessen – um 40% (40€ x 40% = 16€) – 16€.
    Z. B. Montag (Anreisetag) 27€- 16€ (Abendessen) =11€
    Dienstag 40€ – 8€ (Frühstück)= 32€
    Mittwoch (Abreisetag) 27€-8€ (Frühstück) = 19€.
    ich soll 62€ bekommen. Wie ist es korrekt?

  12. Hallo,

    ich benötige Hilfe bei der Auszahlung von Verpflegungsmehraufwendungen:

    Beginn der Reise 07.10.21 05:10 Uhr, Ende der Reise 08.10.21 21:15 Uhr

    A sagt: Es muss eine Pauschale von 42 € ausgezahlt werden (mehr als 24 Stunden = 28 € und Abreisetag 14 €)

    B sagt: Es muss lediglich 28 € ausgezahlt werden, jeweils 14 € für den An- und Abreisetag

    Was ist korrekt?

  13. Servus beisammen,
    bei „Beispiel zu Kürzungen der Verpflegungspauschale 2022“ ist ein Fehler hineingeraten.
    Dort wird für Freitag eine Pauschale von 12 Euro angesetzt.
    Das ist nicht korrekt, denn am An- und Abreisetag von mehrtägigen Inlandsreisen werden seit 2022 grundsätzlich 14 Euro angesetzt.
    Davon würden dann natürlich, so der AG Verpflegung übernommen hat, die jeweiligen Beträge für Frühstück etc. abgezogen.
    Grüße
    Stefan

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert