Verpflegungsmehraufwand berechnen / Beispiele

Verpflegungsmehraufwand berechnen

Wer auf einer Dienstreise in Deutschland oder im Ausland unterwegs ist, profitiert von der Verpflegungspauschale. Diese muss der Arbeitgeber zwar nicht zurückzahlen, tut es aber in den meisten Fällen aber trotzdem. Alternativ dürfen Arbeitnehmer den Betrag bis zur maximalen Grenze als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben und damit Steuern sparen. Hier geht es darum, wie man den Verpflegungsmehraufwand berechnen kann.

Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand 2020

Zunächst einmal gilt es, die Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand 2020 zu erfüllen. Dafür müssen Arbeitnehmer laut §4 des Einkommenssteuergesetzes die folgenden Abwesenheitszeiten erfüllen:

  • 14€ für Reisen von 8 bis 24 Stunden (innerhalb Deutschlands)
  • 28 € für Reisen ab 24 Stunden (innerhalb Deutschlands)

Hinweis: Die Pauschalen wurden ab dem Jahr 2020 durch den Gesetzgeber angehoben. Hier erfahren Sie, welche Pauschalen bis zum 31.12.2019 galten.

Alles Wissenswerte zum verpflegungsmehraufwand-2019Unabhängig davon, wie viel die Verpflegung tatsächlich kostet, sind dies die Beträge, die der Arbeitnehmer entweder zurückfordern kann, oder als Werbungskosten von der Steuer absetzen darf. Hier gibt es weitere Informationen zum Verpflegungsmehraufwand berechnen für Auslandsaufenthalte.
Eine Ausnahme besteht in An- und Abreisetagen. Diese werden pauschal mit einem Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro berechnet (innerhalb Deutschlands). Wer am Zielort der Dienstreise vom Arbeitgeber zu einer Mahlzeit eingeladen wird, muss den Tagessatz entsprechend kürzen. Das Frühstück macht dabei 20% aus und Mittag- sowie Abendessen jeweils 40%.

Rechenbeispiel, Verpflegungspauschale berechnen

Frau Mustermann wohnt in Hamburg. Für ein Seminar, das sie im Auftrag ihres Arbeitgebers (im Februar 2020 ) für andere Mitarbeiter der gleichen Firma am Standort München geben soll, reist sie am Montagmorgen nach München. Sie kommt am späten Nachmittag in München an und geht abends mit Kollegen essen, bezahlt aber selbst. Am Dienstag und Mittwoch gibt Frau Mustermann das Seminar und verpflegt sich selbst. Am Donnerstag hat sie ein weiteres Arbeitstreffen und fährt daher erst am Freitagmorgen zurück nach Hamburg. Nachmittags ist sie wieder in der Firma.

Abgesehen von Reise- und Übernachtungskosten sowie anderen Spesen kann Frau Mustermann in ihrer Reisekostenabrechnung die folgende Verpflegungspauschale berechnen:

  • 14 Euro für den Montag (Anreisetag)
  • 28 Euro für den Dienstag
  • 28 Euro für den Mittwoch
  • 28 Euro für den Donnerstag
  • 14 Euro für den Freitag (Abreisetag)

Es handelt sich also um eine Summe von 112 Euro, die Frau Mustermann entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommt oder bei der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten absetzen darf. Es ist auch möglich, dass der Arbeitgeber ihr die vollen Ausgaben, die vermutlich über 112 Euro liegen, erstattet. Dies ist dann aber nicht mehr steuerfrei. Weitere Informationen dazu, ob und wann der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten muss, gibt es in diesem Artikel.

Wichtig. Dieses Beispiel zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands bezieht sich auf Geschäftsreisen die ab dem 01.01.2020 stattfinden! Zum 01.01.2020 hat der Gesetzgeber die Pauschalen in Deutschland angehoben. Wer jetzt noch Dienstreisen bis zum 31.12.2019 abrechnet, der findet Informationen zu den bis dahin geltenden Pauschalen hier.

Beispiel zu Kürzungen der Verpflegungspauschale 2020

Es gibt aber noch einen Sonderfall bei Dienstreisen, nämlich die sogenannten Kürzungen der Pauschale. Nehmen wir wieder den Fall von Frau Mustermann: Am Dienstag und am Mittwoch gibt sie das Seminar, wobei die Firma jeweils das Frühstück und Mittagessen bezahlt. Es handelt sich um die sogenannte Arbeitgeberverpflegung. Am Donnerstag übernimmt die Firma das Abendessen. Dann sieht ihre Rechnung wie folgt aus:

  • Montag: 14 Euro (Anreisetag)
  • Dienstag: 28 Euro – 5,60 Euro (Kürzung des Frühstücks) – 11,20 Euro (Kürzung des Mittagessens) = 11,20 Euro
  • Mittwoch: 28 Euro – 5,60 Euro (Kürzung des Frühstücks) – 11,20 Euro (Kürzung des Mittagessens) = 11,20 Euro
  • Donnerstag: 28 Euro – 11,20 Euro (Kürzung des Abendessens) = 16,80 Euro
  • Freitag: 12 Euro (Abreisetag)

Verpflegungsmehraufwand Steuern sparenIn dieser Situation würde Frau Mustermann also nur 65,20 Euro Verpflegungsmehraufwand berechnen. Dies bringt ihr allerdings keinen Nachteil, da die Firma ja die gekürzten Mahlzeiten stellt. Wichtig ist, alle Belege aufzubewahren und die Reisezeiten gut zu dokumentieren. Außerdem empfehlen wir, nach Möglichkeit schon vor der Abreise eine Regelung mit dem Arbeitgeber und der Buchhaltung zu treffen, um zu wissen, ob eine Rückzahlung zu erwarten ist oder nicht.

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